Combo Infoniqa ONE 50 e Infoniqa ONE Start – Infoniqua Demo

Combinazione di Infoniqa ONE 50 Contabilità finanziaria e Infoniqa ONE Start Fatturazione / Ordini Agosto 2013

Introduzione

La Combo consente lo scambio automatico dei dati tra la Contabilità finanziaria ampiamente diffusa di Infoniqa ONE 50 e il modulo Fatturazione o il pacchetto Gestione ordini di Infoniqa ONE Start. Con la Fatturazione si può tenere fra l’altro una contabilità debitori, mentre la Gestione ordini permette la tenuta della contabilità completa debitori e creditori.

Lo scambio di dati tra Infoniqa ONE 50 e Infoniqa ONE Start è attivato manualmente dall’utente. Ciò significa che è l’utente a decidere, per esempio, quando contabilizzare le posizioni in sospeso da Infoniqa ONE Start a Infoniqa ONE 50.

Combinazione di Infoniqa ONE 50 e Infoniqa ONE Start

In Infoniqa ONE 50 viene tenuta soltanto la contabilità finanziaria pura. I registri secondari non sono utilizzati in Infoniqa ONE 50 e non sono concessi in licenza.
In Infoniqa ONE Start è necessaria una licenza Fatturazione per poter generare documenti associati agli ordini (es. offerte e fatture) e gestire i debitori (posizioni in sospeso, solleciti, pagamenti, record clienti e fornitori). Per poter gestire anche i creditori occorre una licenza Ordini.

Installazione e requisiti di sistema

Per poter impiegare la Combo sono necessari i seguenti requisiti di sistema:

Versione 2011 di Infoniqa ONE 50 installata (attenzione: tenere presente il setup separato, v. capitolo 0 pagina 8)
Versione 2012 o più recente di Infoniqa ONE 50 installata con gli ultimi aggiornamenti
Versione 2013 o più recente di Infoniqa ONE Start installata con gli ultimi aggiornamenti

La Combo viene installata in Infoniqa ONE 50 nell’ambito degli aggiornamenti automatici e in Infoniqa ONE Start automaticamente con la versione 2013. L’installazione avviene dunque secondo le istruzioni applicabili per l’installazione di Infoniqa ONE Start e Infoniqa ONE 50 e richiede il soddisfacimento dei corrispondenti requisiti di sistema.

Impostare la Combo: guida dettagliata

Infoniqa ONE Start: creare un nuovo dossier Combo in Infoniqa ONE Start

Per poter utilizzare la Combo occorre innanzitutto creare in Infoniqa ONE Start un «dossier Combo» vuoto. Di seguito sono descritti i passaggi necessari:

Creare un dossier locale dal menù File / Nuovo.
Attribuire al dossier un nome a scelta.
Selezionare Eine neue leere Datenbank für Infoniqa ONE 50 Combo erstellen (Crea una nuova banca dati vuota per Infoniqa ONE 50 Combo).
Seguire le istruzioni dell’assistente e completare i dati aziendali.
Definire l’esercizio attuale e quello successivo (Nächstes Geschäftsjahr, Prossimo esercizio).Attenzione: è necessario assicurarsi che il mandante di Infoniqa ONE 50 e il dossier di Infoniqa ONE Start abbiano lo stesso esercizio attuale.
[Terminare] l’assistente una volta completato l’ultimo passaggio. In tal modo si conclude la preparazione in Infoniqa ONE Start. In Infoniqa ONE Start è ora aperto un mandante completamente vuoto con i vostri dati aziendali.
Il prossimo passo consiste nell’inizializzazione del mandante.

Inizializzazione: impostare il collegamento Combo tra Infoniqa ONE 50 e Infoniqa ONE Start

Per l’inizializzazione occorre eseguire i passaggi seguenti:

Avviare in Infoniqa ONE Start Extras/Datenaustausch/Infoniqa ONE 50 (REWE) / Infoniqa ONE Start (Auftrag) (Extra/Scambio di dati/Infoniqa ONE 50 (REWE) / Infoniqa ONE Start (Ordini)).
Nella panoramica di collegamento, selezionando [Nuovo] si può creare un nuovo collegamento tra Infoniqa ONE 50 e Infoniqa ONE Start: selezionare ora tramite […] il mandante Infoniqa ONE 50.
Dopo aver attribuito il nome utente e la password, questi dati di accesso sono registrati nei campi corrispondenti.
Selezionare quindi tramite […] il dossier appena creato di Infoniqa ONE Start (mandante vuoto).
Info: sono visualizzati per la selezione soltanto i dossier sul «server».
Confermare con [OK] per tornare alla panoramica di collegamento.
Selezionare il nuovo collegamento creato e confermare con [Avanti]. Il programma indica che per questa banca dati occorre effettuare prima un’inizializzazione.
I dati vengono ora trasferiti da Infoniqa ONE 50 a Infoniqa ONE Start.
Una volta concluso il trasferimento, fare clic su [Avanti] e terminare l’assistente.
L’inizializzazione del collegamento di Infoniqa ONE 50 a Infoniqa ONE Start è conclusa. Avviare Infoniqa ONE Start e verificare se i dati di base sono stati trasferiti (conti, codici IVA, valute, CCo/OCo).
Impostare ora obbligatoriamente in Infoniqa ONE Start la registrazione a proprio piacere:

Definire nei dati di base (Datei/Grunddaten/Grunddaten (File/Dati di base/Dati di base), scheda Clienti e scheda Fornitori) la contabilizzazione standard per i giustificativi clienti e fornitori.
Assicurarsi che il numero documento dei giustificativi clienti e fornitori (Datei/Grunddaten/Nummerierungen (File/Dati di base/Numerazioni) non sia in conflitto con i gruppi di numeri esistenti in Infoniqa ONE 50. Altrimenti modificare il gruppo di numeri documento in Infoniqa ONE Start.

Si tenga presente che, quando l’applicazione Infoniqa ONE Start è avviata, la sincronizzazione funziona solo se in Infoniqa ONE Start il dossier è aperto sul «server» (quindi non «in locale»).

Eseguire la sincronizzazione (sincronizzazione ordini o completa)

Dopo l’inizializzazione, in Infoniqa ONE Start (Fatturazione o Gestione ordini) è possibile avviare subito la registrazione dei giustificativi. Una volta registrati i giustificativi, i documenti degli ordini possono essere trasferiti nella contabilità finanziaria di Infoniqa ONE 50.

Avviare la sincronizzazione in Extras/Datenaustausch/Infoniqa ONE 50 (REWE) / Infoniqa ONE Start (Auftrag) (Extra/Scambio di dati/Infoniqa ONE 50 (REWE) / Infoniqa ONE Start (Ordini)) , selezionare la combinazione desiderata di dossier/mandante e proseguire [Avanti].

È possibile scegliere tra le opzioni seguenti:

Sincronizzazione completa: sincronizzare tutti i dati (inclusi i dati di base della contabilità finanziaria di Infoniqa ONE 50)
A inizializzazione avvenuta, con questo passaggio è possibile effettuare una sincronizzazione completa di tutti i dati della Combo.
Questo passaggio è necessario solo se sono state apportate delle modifiche nei dati di base della contabilità finanziaria di Infoniqa ONE 50 (es. un nuovo conto della contabilità finanziaria, una nuova categoria IVA, valute e corsi modificati).
Sincronizzazione ordini: sincronizzare solo i dati di Infoniqa ONE Start Fatturazione / Gestione ordini (giustificativi clienti/fornitori)
A inizializzazione avvenuta, con questo passaggio è possibile effettuare una sincronizzazione parziale rapida di tutti i dati relativi alle fatture. Questa opzione registra i giustificativi clienti e fornitori (fatture, accrediti, pagamenti ecc.) secondo Infoniqa ONE 50.
Questo passaggio può essere eseguito se non sono state apportate modifiche nei dati di base della contabilità finanziaria di Infoniqa ONE 50.
Si tenga presente che, quando l’applicazione Infoniqa ONE Start è avviata, la sincronizzazione funziona solo se in entrambe le applicazioni il dossier è aperto sul «server» (quindi non «in locale»).

Note importanti

Oltre alle precedenti spiegazioni, bisogna considerare anche le seguenti note importanti:

Impostare i gruppi di numeri documento in Infoniqa ONE Start e Infoniqa ONE 50
Il numero documento delle posizioni aperte e dei pagamenti viene attribuito tramite Infoniqa ONE Start. Poiché il numero documento nella contabilità finanziaria di Infoniqa ONE 50 deve essere univoco, i gruppi di numeri documento in Infoniqa ONE Start devono essere configurati in modo tale da non entrare in conflitto con il gruppo o i gruppi di numeri esistenti di Infoniqa ONE 50.
Impostare la contabilizzazione e i gruppi di numeri documento dopo l’inizializzazione in Infoniqa ONE Start
Dopo l’inizializzazione di Infoniqa ONE Start, bisogna obbligatoriamente controllare e definire la contabilizzazione desiderata in Infoniqa ONE Start:

Definire nei dati di base (Datei/Grunddaten/Grunddaten (File/Dati di base/Dati di base), scheda Clienti e scheda Fornitori) la contabilizzazione standard per i giustificativi clienti e fornitori.
Assicurarsi che il numero documento dei giustificativi clienti e fornitori (Datei/Grunddaten/Nummerierungen (File/Dati di base/Numerazioni) non sia in conflitto con i gruppi di numeri esistenti in Infoniqa ONE 50. Altrimenti modificare il gruppo di numeri documento in Infoniqa ONE Start.

Nota: Se la Combo all’atto della registrazione dei giustificativi genera il messaggio di errore «Error bei Buchung einfügen: Nr. 4» (Errore in Inserisci registrazione: n. 4), i dati di base non sono rilevati completamente in Infoniqa ONE Start e i documenti non possono essere registrati con successo in Infoniqa ONE 50.

In Infoniqa ONE 50 non è possibile creare registrazioni nel gruppo di numeri documento di Infoniqa ONE Start
In Infoniqa ONE 50 non è possibile creare, elaborare o cancellare nessuna scrittura presente nel gruppo di numeri documento dei giustificativi clienti e fornitori di Infoniqa ONE Start. Con la sincronizzazione, queste modifiche vengono annullate o cancellate. L’elaborazione in questo gruppo di numeri documento avviene esclusivamente in Infoniqa ONE Start.
La Combo può essere avviata direttamente da Infoniqa ONE Start (menù Extras/Datenaustausch/Infoniqa ONE 50 (REWE) / Infoniqa ONE Start (Auftrag) (Extra/Scambio di dati/Infoniqa ONE 50 (REWE) / Infoniqa ONE Start (Ordini)). È tuttavia indispensabile che la banca dati sia aperta sempre in modalità «rete» (alla fine della barra del titolo di Infoniqa ONE Start non deve apparire «in locale» quando la banca dati è aperta).

Descrizione del processo di sincronizzazione

Varianti di sincronizzazione

Nella presente descrizione parliamo di mandanti in Infoniqa ONE 50 e di dossier in Infoniqa ONE Start.

Lo scambio di dati della Combo distingue tre processi:

Inizializzazione: inizializzare Infoniqa ONE Start con i dati di basi di Infoniqa ONE 50
L’inizializzazione importa i dati di base di Infoniqa ONE 50 e li crea in Infoniqa ONE Start. Dopo questo passaggio si può già lavorare con la Combo.

Sincronizzazione completa: sincronizzare tutti i dati (inclusi i dati di base della contabilità finanziaria di Infoniqa ONE 50)
A inizializzazione avvenuta, con questo passaggio è possibile effettuare una sincronizzazione completa di tutti i dati della Combo.
La sincronizzazione completa è necessaria solo se sono state apportate delle modifiche nei dati di base della contabilità finanziaria di Infoniqa ONE 50 (es. un nuovo conto della contabilità finanziaria, una nuova categoria IVA, valute e corsi modificati).
Sincronizzazione ordini: sincronizzare solo i dati di Infoniqa ONE Start Fatturazione / Gestione ordini (giustificativi come fatture e accrediti di clienti e fornitori)
A inizializzazione avvenuta è possibile eseguire una sincronizzazione parziale rapida di tutti i dati relativi alle posizioni aperte. Questa opzione registra i giustificativi clienti e fornitori (fatture, accrediti, pagamenti ecc.) secondo Infoniqa ONE 50.
Questo passaggio può essere eseguito se non sono state apportate modifiche nei dati di base della contabilità finanziaria di Infoniqa ONE 50.

Dove vengono elaborati i dati dopo l’inizializzazione: in Infoniqa ONE 50 o in Infoniqa ONE Start?

La Combo funziona secondo un classico principio di importazione ed esportazione. Tutti i campi possono essere modificati dall’utente sia in Infoniqa ONE 50 sia in Infoniqa ONE Start.

Nota: I dati riportati di seguito possono essere elaborati o registrati soltanto nel programma corrispondente:

Riquadri blu per Infoniqa ONE Start
Riquadri verdi per Infoniqa ONE 50

Con la sincronizzazione, i dati nel programma «target» vengono sovrascritti (riquadri grigi nel diagramma)

Descrizione dei dati sincronizzati

Infoniqa ONE Start

I seguenti dati sono registrati ed elaborati esclusivamente in Infoniqa ONE Start.

Ambito	Osservazione
Dati di base
Clienti	Questi dati di base sono registrati ed elaborati esclusivamente in Infoniqa ONE Start e sincronizzati con Infoniqa ONE Start.
Fornitori
Giustificativi clienti/fornitori
Documenti clienti (fattura/accredito)	Le posizioni aperte sono registrate ed elaborate esclusivamente in Infoniqa ONE Start. Con la sincronizzazione, queste vengono esportate come posizioni aperte in Infoniqa ONE 50 e registrate come scrittura nella contabilità finanziaria di Infoniqa ONE 50.
Documenti fornitori (fattura/accredito)
Compensazioni clienti	Pagamenti, sconti e storni sulle fatture e sugli accrediti clienti
Compensazioni fornitori	Pagamenti, sconti e storni sulle fatture e sugli accrediti fornitori

Infoniqa ONE 50

I seguenti dati sono registrati ed elaborati esclusivamente in Infoniqa ONE 50.

Ambito	Osservazione
Dati di base
Record IVA	Questi dati di base sono registrati ed elaborati esclusivamente in Infoniqa ONE 50 e sincronizzati con Infoniqa ONE Start. L’utente può quindi attribuirli in Infoniqa ONE Start ai clienti/fornitori e alle fatture.
Valute e corsi
Conti della contabilità finanziaria
CCo/OCo

Nota: Le posizioni aperte sono sempre registrate ed elaborate in Infoniqa ONE Start e vengono solo contabilizzate nella contabilità finanziaria di Infoniqa ONE 50.

Identificazione delle fatture di Infoniqa ONE Start nella contabilità finanziaria di Infoniqa ONE 50

La Combo sincronizza fatture/accrediti con l’esercizio di Infoniqa ONE 50.

Il numero documento attribuito in Infoniqa ONE Start viene acquisito con la contabilizzazione secondo Infoniqa ONE 50 ed è quindi identico in Infoniqa ONE Start e Infoniqa ONE 50!
Il testo documento di Infoniqa ONE Start viene compilato come testo di registrazione in Infoniqa ONE 50.

Nota: L’identificazione tra i due sistemi avviene attraverso il numero documento. Ai fini dell’allineamento si raccomanda un confronto tra la lista delle posizioni aperte in Infoniqa ONE Start e il saldo del conto cumulativo in Infoniqa ONE 50.

Aspetti da considerare nella versione 2011 di Infoniqa ONE 50

Per poter utilizzare la Combo nella versione 2011 occorre innanzitutto aggiornare l’interfaccia. A tal fine bisogna installare il file Combo_v2011.exe, disponibile al link riportato di seguito: http://www.sagestart.ch/combo_v2011

Istruzioni per l’installazione:

Scaricare e unzippare il file Combo_v2011.zip
Eseguire il file Combo_v2011.exe come amministratore
Svolgere il processo d’installazione
Completare l’installazione
A questo punto è possibile proseguire secondo il capitolo 4: «Impostare la Combo: guida dettagliata».