Menu États

La commande de menu États propose diverses commandes de sous-menu pour les états. La structure de sous-menu des listes contient les thèmes suivants:

• États des bases de données (base Personnel, base Société, base GS)

• États du traitement des salaires

• Listes mensuelles

• Impressions annuelles

• Listes de la comptabilité et des centres de charges

• Listes statistiques

Selon la version de la licence et des modules supplémentaires installés (Gestion des centres de charges, Statistiques), le système propose un certain nombre de listes d'états standard définies, éprouvées et immédiatement utilisables, pouvant adaptées aux besoins spécifiques de l'entreprise. Actuellement, 190 listes standard modifiables sont disponibles. Lorsque tous les états sont lancés via les commandes de menu correspondantes, une fenêtre d'impression identique en termes d'organisation et d'apparence s'affiche. Selon la liste sélectionnée, des champs contenant des différences spécifiques apparaissent dans la fenêtre d'impression. Elles permettent d'obtenir des listes s'approchant au plus prêt du résultat escompté. Nous désirons dans un premier temps vous familiariser avec la fenêtre d'impression. Notez également que le filtre actuellement sélectionné s'applique à tous les états et a une priorité plus élevée que les critères de sélection restrictifs de la fenêtre d'impression.

La fenêtre d'impression des listes

La fenêtre Définition de tous les états Infoniqa·ONE 50 Gestions des salaires est structurée par les trois onglets Standard, Sélection et Texte supp. Dans le premier de ces onglets, il y a lieu d'indiquer le genre, le type d'édition et le moyen de diffusion pour la liste sélectionnée. L'onglet Sélection vous permet de limiter la portée de l'état en sélectionnant ou en spécifiant des critères de sélection. Enfin, l'onglet Texte supp. vous permet de spécifier un texte supplémentaire optionnel à imprimer sur l'état.

Fenêtre Imprimer - onglet Standard - zone Édition

L'une des options Écran ou Imprimante définit le périphérique de sortie par défaut. Avec l'option Imprimante, Infoniqa·ONE 50 Gestion des salaires utilise toujours l'imprimante par défaut définie dans le Panneau de configuration de Windows. Avec l'option Écran, la liste s'affiche d'abord à l'écran, puis l'impression papier peut être lancée à partir de l'affichage Écran.

L'affichage Écran de la liste, permet d'imprimer la feuille actuellement affichée avec une feuille de papier, via le bouton de la barre d'outils Imprimante et d'imprimer la liste entière avec plusieurs feuilles de papier, via le deuxième bouton de la barre d'outils Imprimante. L'icône de lettre lance le client de messagerie installé par défaut et ajoute la liste d'état en pièce jointe. Si l'option "dans fichier" est active, la fenêtre Réglages d'édition s'affiche après le démarrage de la préparation de la liste via le bouton Démarrer pour, notamment, sélectionner le format de fichier, puis spécifier l'emplacement de stockage dans une autre fenêtre. Les états peuvent désormais être enregistrés dans différents formats de fichiers (*.xls, *.doc, *.rtf, *.pdf, *.txt, *.xml, *.html) et traités ou transmis avec les applications correspondantes (Excel, Word, etc.).

Boîte à liste déroulante Copies

Le nombre d'exemplaires sélectionné ne s'applique bien sûr que si l'option Imprimante est activée.

Partie Type d'édition

Les quatre options "Archiver également dans Diamond", "Récap. ultérieur", "Regrouper entrées multiples" et "Saut de page" peuvent être activées en fonction de la liste. Diamond est un outil d'archivage de données indépendant de la gestion des salaires. Cette option ne peut être sélectionnée que si Diamond est installé. L'option Récap. ultérieur doit notamment être activée pour les états annuels individuels, et entraîne l'impression des totaux GS après les états détaillés des personnes. Si une personne a plusieurs entrées et sorties dans une année de décompte, ces dernières apparaissent plusieurs fois dans les états annuels. L'option Regrouper entrées multiples n'affiche la personne qu'une seule fois avec les totaux GS cumulés corrects. Enfin, l'option "Saut de page" provoque un saut de page pour chaque personne ; par défaut, les états des périodes sont préparés en continu sans saut de page spécifique aux personnes. L'option Impression en série se trouve dans la fenêtre Définition des états avec le regroupement par employé défini sur la liste d'état elle-même (à ne pas confondre avec les champs de sélection des personnes dans les fenêtres de définition des états ou avec les états contenant les personnes individuelles dans les lignes de tableaux). Il s'agit des listes suivantes :

Listes avec l'option Impression en série

Nom de la liste	Commande de menu
Fiche de base du personnel	États / Base du personnel / Fiche de base du personnel
Fiche de base salaire	États / Base du personnel / Fiche de base salaire
Fiche infos personnelles	États / Base du personnel / Fiche infos personnelles
Fiche de salaire	États / Traitement mensuel / Fiche de salaire
Journal des salaires	États / traitement mensuel / Journal de salaire
Journal des salaires avec comparaison exercice précédent	États / traitement mensuel / Journal des salaires avec comparaison exercice précédent
Compte des salaires	États / Traitement annuel / Compte des salaires
Compte des salaires comprimé (par personne)	États / Traitement annuel / Compte des salaires comprimé (par personne)
Compte des salaires comprimé avec comparaison exercice précédent	États / Traitement annuel / compte des salaires comprimé avec comparaison exercice précédent
Nouveau certificat de salaire avec code-barres	États / Traitement annuel / Nouveau certificat de salaire avec code-barres
Certificat d'employeur AC	États / Traitement annuel / Certificat d'employeur AC
Journal détaillé (par personne) avec CCh	États / Compta. financière et analytique / Journal détaillé (par personne) avec CCh
Journal détaillé (par personne) sans CCh	États / Compta. financière et analytique / Journal détaillé (par personne) sans CCh
Coûts par personne	États / Coûts salariaux / Coûts par personne
Coûts par personne avec comparaison exercice précédent	États / coûts salariaux / coûts par personne avec comparaison exercice précédent

Après activation de l'option Impression en série, désactivée par défaut, Infoniqa·ONE 50 Gestion des salaires ne prépare plus un seul état de plusieurs pages avec toutes les personnes sélectionnées, mais un état distinct pour chacune des personnes sélectionnées. L'option Saut de page est également automatiquement activée, si elle est disponible pour l'état correspondant.

L'impression en série étant étroitement liée à l'archive des documents d'états, l'impression en série d'états sans archive de documents n'est donc pas pertinente. Lorsque l'impression en série est activée, les données personnelles des états sont enregistrées dans l'onglet Documents de l'onglet Base du personnel de toutes les personnes sélectionnées pour l'état. Pour ce faire, il faut impérativement spécifier au moins un nom de fichier avec l'extension .pdf, en plus d'activer l'option Archive de documents.

Ne combinez pas non plus l'impression en série et le type d'édition pour classer : bien que le document en série soit créé correctement par Infoniqa·ONE 50 Gestion des salaires sous le nom et l'emplacement de fichier spécifié, il ne contient que les données de la première personne du groupe sélectionné.

Zone Archive de documents

Après activation de l'option Enregistrer dans l'archive de documents, désactivée par défaut, tout état peut être enregistré dans l'archive des documents si celle-ci est correctement définie (le mandat de salaire correspondant doit avoir été ajouté à l'archive des documents).

Dans le champ de saisie Nom de fichier, saisissez le nom de fichier souhaité avec l'extension .pdf pour l'état actuel. Le nom de fichier défini s'affiche dans la zone de colonne Nom de fichier du tableau d'archives (onglet Documents de la base du personnel ou de l'entreprise), une fois l'état exécuté.

Une brève description de l'état actuel peut être saisie dans le champ de saisie Description du fichier. Cette brève description apparaît dans le champ de colonne Description du tableau d'archives de l'onglet Documents des bases du personnel ou de l'entreprise après l'exécution de l'état.

Enfin, vous pouvez saisir des mots-clés séparés par des virgules dans le champ de saisie Mots clés, pour l'état actuel. Les mots-clés définis permettent de rechercher le ou les documents d'archive correspondants dans le champ Recherche par mot-clé, puis en cliquant sur le bouton Rechercher de l'onglet Documents des bases du personnel ou de l'entreprise.

Lorsque l'option d'impression en série n'est pas activée, les états sont enregistrés si l'option Enregistrer dans l'archive de documents est activée et qu'il y a au moins un nom de fichier correct défini dans l'onglet Documents de la base des entreprises. Les états avec option d'impression en série activée et définition correcte de l'archive de documents sont enregistrés sous le nom de fichier spécifié avec l'extension .pdf dans l'onglet Documents de la base du personnel, pour toutes les personnes sélectionnées.

Zone de boîte à liste déroulante Listes personnalisées / Langue

La boîte à liste déroulante extensible Listes personnalisée affiche toujours la désignation "Standard" pour la liste par défaut actuelle ; par défaut, il existe plusieurs versions de chaque listes, telles quela liste des GS, pouvant être sélectionnées dans le champ de liste déroulante Listes personnalisées.

Les listes standards personnalisées ne portent effectivement naturellement pas toutes le nom "Standard". Pour connaître le nom correct de la liste, lancez le générateur de liste via le bouton Liste... ; le nom correct de la liste s'affiche alors dans la barre de titre de la fenêtre à la fin du chemin d'installation de la liste

Le chemin d'accès correct à la liste s'affiche également en bas de chaque liste sélectionnée dans la fenêtre Gestion des états (qui s'ouvre via la commande de menu Fichier / Listes / Gestion des listes...) et dans la fenêtre Listes originales (commande de menu Fichier / Listes / Listes originales...).

La boîte à liste déroulante Listes personnalisées de la fenêtre d'impression affiche les noms de toutes les listes, y compris les listes définies par l'utilisateur. Pour définir une liste devant répondre à des besoins d'état spécifiques, le mieux est de faire une copie de liste standard existante, car la structure d'une liste créée à partir de rien est très complexe et il manquera notamment l'accès aux variables de champ de Infoniqa·ONE 50 Gestions des salaires. La copie d'une liste existante est expliquée à la section Gestion des listes....

Dans la boîte à liste déroulante Listes personnalisées, les noms des listes ajoutées sont triées par ordre alphanumérique, mais la liste portant le nom "Standard" reste toujours la valeur par défaut. Lors du démarrage des listes, la liste correcte doit ainsi toujours être sélectionnée s'il y a lieu. S'il vous venait maintenant à l'idée de renommer la défaut dans l'explorateur Windows, en "NomListeOrigine_old.lst", p. ex. et la liste définie par l'utilisateur en "NomListeOrigine.lst", cette dernière devient la liste par défaut et la valeur par défaut lorsque la fenêtre d'impression s'ouvre. Cependant, chaque mise à jour ou réinstallation de Infoniqa·ONE 50 Gestion des salaires écrase toutes les listes par défaut avec les versions les plus récentes des listes du CD d'installation, y compris les listes personnalisées qui ont été renommées en listes par défaut. Avant une mise à jour ou une nouvelle installation, la liste standard personnalisée devra soit impérativement être sauvegardée dans un répertoire spécifique ou le nom de fichier devra être modifié!

La boîte à liste déroulante Langue vous permet de choisir entre les langues d'état allemand, français, italien et anglais pour chaque état. Une table de traduction en lecture seule est proposée pour tous les états standard livrés avec Infoniqa·ONE 50 Gestion des salaires, dans la fenêtre Textes d'état, qui s'ouvre via la commande de menu Outils / Définition / Modifier la saisie des textes d'état. Pour les états définis par l'utilisateur, une table vide est proposée pour la saisie des traductions, dans la fenêtre Textes d'état si l'option Voir textes système est désactivée.

La valeur par défaut de la boîte à liste déroulante Langue peut être spécifiée dans la boîte à liste déroulante Langue par défaut pour les états de l'onglet Réglages de la fenêtre Options qui peut être activé via la commande de menu Outils / Options.

Notez, cependant, que la langue de la fiche de salaire (décompte de salaire), qui dépend exclusivement de la langue sélectionnée dans la boîte à liste déroulante Langue de l'onglet Codes sal. de base du personnel, et donc des identifiants GS spécifiques à la langue spécifiés dans les champs de la zone Description de l'onglet Gestion de la base des GS

Partie Définition

Le bouton Administration... ouvre la fenêtre Gérer les états avec la liste actuelle sélectionnée. La fenêtre Gestion des états vous permet de copier les listes existantes comme base pour de nouvelles listes définies par l'utilisateur et, pour certaines listes, de définir des critères de tri supplémentaires pour trier les données dans une liste. Pour plus d'informations, consultez la section Gestion des listes.

Le bouton Liste... permet de lancer le générateur de liste. Le générateur de listes permet d'adapter la forme et le contenu des listes existantes aux besoins spécifiques de l'utilisateur. La version 10.0 "List & Label" de Combit GmbH est actuellement intégrée dans Infoniqa·ONE 50 Gestion des salaires en tant que générateur de listes. De plus amples informations sur List & Label sont disponibles sur le site www.combit.net/de. Expliquer la fonctionnalité du générateur de liste à ce stade dépasserait le cadre de ce système d'aide. Vous pouvez obtenir de l'aide lorsque le générateur de liste est ouvert via la commande de menu ?.aperçu ou les deux icône à point d'interrogation de la barre d'outils.

Spécification de l'imprimante pour le générateur de listes

Si vous souhaitez imprimer certaines listes (p. ex. parce qu'elles ont été créées pour le format A3) sur une imprimante autre que l'imprimante système par défaut, vous devez ouvrir la fenêtre d'impression de la ou des listes concernées et, de là, le générateur de listes via la commande Bouton Liste... La commande de menu Projet. Mise en page... permet d'ouvrir une fenêtre Mise en page. L'onglet Sélection de l'imprimante vous permet, via l'une des options Indépendante ou Dépendante, de spécifier si la liste entière doit être imprimée sur la même imprimante (indépendante) ou si la première page doit être imprimée sur une imprimante particulière et toutes les pages suivantes sur une autre imprimante (dépendante). Le bouton Sélection... affiche une deuxième fenêtre Configuration de l'imprimante. Le champ supérieur de la liste déroulante affiche toutes les imprimantes installées pour lesquelles vous avez des droits d'accès, pouvant être sélectionnées comme imprimantes d'une liste ou d'une page spécifique et faire l'objet d'autres définitions d'impression. Des problèmes d'impression peuvent survenir après des modifications de la configuration de l'imprimante (les listes ne sont plus imprimées). Dans ce cas, supprimez tous les fichiers de définition ayant l'extension .lsp et.lsv, via la commande de menu Fichier. Listes Actualiser les définitions d'imprimante des listes Si les listes par défaut de Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires sont modifiées dans le générateur de listes et que les modifications sont ensuite confirmées, les modèles de listes par défaut sont définitivement écrasées !Les listes par défaut d'origine peuvent être rétablies via la commande de menu Fichier. Listes. Restaurer les listes originales. Pour ce faire, sélectionnez la ou les listes dans la fenêtre Listes originales qui s'ouvre via la commande de menu ci-dessus, puis appuyez sur le bouton Restaurer les listes sélectionnées.

Après ce détour par le générateur de liste, retournez à l'onglet Standard de la fenêtre d'impression : le bouton Démarrer ou <+> lance la préparation de la liste et affiche la liste d'état à l'écran ou l'imprime directement. Au lancement de la préparation de la liste, le système affiche un bouton précédemment masqué Annuler processus d'impression, pour annuler la préparation de l'état.

Onglet de fenêtre d'impression Sélection

L'onglet Sélection de la fenêtre Définition de l'état propose des champs spécifiques à l'état pour restreindre la portée de l'état. Plusieurs critères de sélection définis agissent comme des connecteurs ET, et seules les données qui sont préparées et pour lesquelles toutes les conditions spécifiées s'appliquent s'affichent. dans le cas d'une sélection définie "De pers. n°1 à pers.n° 10" et "Du nom A* au nom D*" ce ne seront que les personnes dont le numéro personnel est compris entre 1 et 10 et dont le nom commence par A, B, C ou D. Les types de champs décrits ci-dessous sont disponibles pour définir les critères de sélection. Si aucun critère restrictif n'est spécifié dans l'onglet Sélection (champs vides ou valeurs par défaut zéro dans les champs "du mois" et "jusqu'au mois), l'ensemble des données disponibles est toujours inclus dans l'état, en tenant compte du filtre actif !

Types de champs de l'onglet Sélection de la fenêtre de définition des listes

Type de champs	Description
Champs de saisie et de sélection, présentés comme Champ de texte	ce type de champ est principalement utilisé pour les champs de / jusqu'à (de et jusqu'au numéro personnel, de et jusqu'au nom, de et jusqu'au compte financier, etc.) Double-cliquez dans un champ pour activer une fenêtre de sélection affichant toutes les valeurs de champ valides définies, ainsi que pour sélectionner une valeur et la récupérer dans le champ cible. La valeur sélectionnée est également copiée par défaut dans le champ frère du champ cible et peut y être remplacée manuellement ou en sélectionnant et récupérant une autre valeur correcte. La validité des valeurs des champs saisis manuellement n'est pas contrôlée
Boîte à liste déroulante	ce champ comporte à droite un bouton fléché vers le bas. Un clic sur celui-ci affiche la liste avec les valeurs des champs valablement définies. Lorsque le champ est actif, vous pouvez également faire défiler la liste des valeurs de champ définies valides, via les touches de curseur du clavier (touches fléchées haut, bas, gauche et droite). La saisie manuelle de valeurs n'est pas possible.
Boîte à liste déroulante avec navigation avant/arrière	ce champ comporte à droite deux boutons fléchés vers le haut/vers le bas et se trouve le plus souvent dans les champs de date. Un clic sur l'un des boutons augmente ou diminue d'une unité (un jour, un mois, un trimestre) la valeur actuelle du champ. Pour une paire de champs du/jusqu'au, la valeur du sélectionnée est prise par défaut dans le champ jusqu'au et doit y être remplacée, si nécessaire, manuellement ou en sélectionnant une autre valeur correcte. Les entrées de valeurs manuelles non valides sont rejetées par Infoniqa·ONE 50 Gestion des salaires
Champ de saisie facultatif	En externe, ce champ rare (p. ex., les champs Année d'enregistrement et Année d'anniversaire de la liste des jubilés/liste d'ancienneté) ne diffère pas du premier champ de saisie et de sélection mentionné. Seules les saisies manuelles sont possibles dans ce type de champs. Infoniqa ONE 50 Gestion des salaires ne peut pas contrôler la validité ou la cohérence de ces données

Fenêtre Imprimer - Onglet Texte supplémentaire

Cet onglet vous permet de saisir un texte abrégé dans la zone de saisie, qui s'imprime dans le champ d'en-tête Texte supplémentaire de la liste correspondante. Le texte n'est conservé que tant que la fenêtre d'impression n'est pas fermée !