Infoniqa ONE 200 mit DocuWare Platform Installationsanleitung – Infoniqua Demo

Mindestversion

InfoniqaONE200

Es muss mindestens InfoniqaONE200 Version 2015 SP1 installiert sein

DocuWare

Mindestversion DocuWare 6.9

Allgemein

Dieses Handbuch ist nur für die Installation und Umstellung von GAPI auf DocuWare Platform.

GAPI wird in Zukunft nicht mehr unterstützt, es muss ab Version 2018 zwingend auf Platform umgestellt werden.

Konfiguration

Konfiguration von Docuware Platform

Folgende Einstellungen und Konfigurationen müssen in Infoniqa ONE 200 Admin gemacht werden damit DocuWare Platform funktioniert

DocuWare Server

Im Netzwerk muss ein DocuWare Server installiert sein und alle Services müssen gestartet sein.

Mittels Browser muss der DocuWare-Server erreichbar sein:

Passphrase

Infoniqa ONE 200 Admin Globalkonfiguration

SYSTEM – Archivierung – Archivierungsysteme – DocuWare

Beschreibung der Felder:

Feld	Inhalt
Allgemein
Aktiv	DocuWare-Archivierung aktivieren
Archivnummer	Eindeutige, globale Archivnummer
Schnittstelle	o GAPI alte Toolkit Schnittstelle o Platform neue Rest-Schnittstelle
Platform
Webservice	URL für den Webservice. DocuWare darf nicht an die URL angehängt werden.
Organisation	Organisation (identisch mit dem Login-Fenster vom Webclient)
Organisations-Id	Nummer der Organisation. Standardwert ist 1.
Passphrase	Sicherheitselement für die URL-Verschlüsselung
Admin-User	Benutzername aus dem Login-Fenster vom Webclient
Passwort	Passwort aus dem Login-Fenster vom Webclient
[Test]	Verbindungstest mit dem DocuWare Server
Konfiguration
Archiv	DocuWare Archiv – kann erst selektiert werden wenn die Verbindung zum DocuWare-Server erfolgreich erstellt wurde.
DocuWare-Index Archivnummer	Feldindex für den Zugriff welcher das Dokument im DocuWare Archiv mit der Buchung in Infoniqa ONE 200 verbindet. Dieser Wert wird im DocuWare Archiv definiert. Es stehen alle definierten DocuWare-Felder zur Auswahl.
DocuWare-Index Statusfeld	Bei Kreditorenarchivierungen wird der Status in dieses Feld geschrieben. Folgende Stati werden gesetzt: Erfasst Kontiert In Zahlung Verbucht Es stehen alle definierten DocuWare-Felder zur Auswahl. Es sollte ein alphanumerisches Feld mit mindestens 10 Zeichen selektiert werden.
	Aufruf des Konfigurationsfenster für Hauptbuchbuchungen
	Aufruf des Konfigurationsfenster für Kreditorenbuchungen
[Löschen]	Die gesamte DocuWare-Konfiguration wird gelöscht.
[Speichern]	Die DocuWare-Konfiguration wird gespeichert
[Schliessen]	Das Konfigurationsfenster wird geschlossen

Neukonfiguration mit Platform

Voraussetzung: Der DocuWare-Server funktioniert und ist über die url erreichbar.

Folgender Ablauf muss bei einer Neukonfiguration eingehalten werden:

Schnittstelle Platform setzen (Checkbox Aktiv nicht setzen)

Webservice, Organisation, Admin-User und Passwort erfassen
Knopf [Test] drücken
Es muss die Meldung „Die Verbindung zum DocuWare-Server wurde erfolgreich getestet“ erscheinen. Die Checkbox Aktiv wird automatisch gesetzt.
Archiv Auswählen
DocuWare-Index Archivnummer und DocuWare-Index Statusfeld selektieren
[Speichern]
Konfiguration Hauptbucharchivierung vornehmen falls Hauptbuchbuchungen archiviert werden
Konfiguration Kreditorenbuchungen vornehmen falls Kreditorenbelege archiviert werden.
Zugriffsberechtigung für jeden Benutzer einrichten

Wechsel von GAPI auf Platform

Bei einer Umstellung von GAPI auf Platform muss folgender Ablauf eingehalten werden:

Aktiv ausschalten

Schnittstelle von GAPI auf Platform umstellen
Webservice, Organisation, Admin-User und Passwort erfassen
Knopf [Test] drücken
Es muss die Meldung „Die Verbindung zum DocuWare-Server wurde erfolgreich getestet“ erscheinen. Die Checkbox Aktiv wird automatisch wieder gesetzt.
Archiv Auswählen
DocuWare-Index Archivnummer und DocuWare-Index Statusfeld selektieren
[Speichern]
Konfiguration Hauptbucharchivierung vornehmen falls Hauptbuchbuchungen archiviert werden -> Immer zuerst [Löschen] drücken
Konfiguration Kreditorenbuchungen vornehmen falls Kreditorenbelege archiviert werden -> Immer zuerst [Löschen] drücken
Zugriffsberechtigung für jeden Benutzer einrichten (Archiv und Briefkorb selektieren)

Mapping zwischen Infoniqa ONE 200 und DocuWare

In DocuWare werden Felder für die Archivierungsdaten definiert. Diese Felder werden beim Archivieren mit Daten gefüllt. Hier ist ein Beispiel wie so eine Felddefinition für ein Archiv aussehen kann:

Beim Drücken des Konfigurationsknopfes wird ein dynamisches Fenster erzeugt wo alle DocuWare Felder aufgelistet werden:

Jedem DocuWare Feld kann ein Fixwert oder ein Buchungswert aus Infoniqa ONE 200 zugewiesen werden. Ist die Checkbox Anzeigen aktiviert so wird das Feld vor dem Archivieren angezeigt. Ist die Checkbox Mutieren aktiviert so kann der Wert vor dem Archivieren noch verändert werden. Wird keine Checkbox Anzeigen selektiert so wird der Dialog nicht angezeigt.

Die Auswahlliste Datenbankfeld wird von einer Stored Procedure abgefüllt und kann einfach erweitert werden. Die Procedure sollte aber von Infoniqa erweitert werden um Probleme bei einer Migration / Servicespack zu verhindern. Die Datenbankfelder können in verschiedenen Sprachen (abhängig von der Benutzersprache) angezeigt werden.

Beim Speichern einer Buchung wird bei der Konfiguration wie oben das folgende Fenster angezeigt und diese Index-Feldwerte nach DocuWare geschrieben:

Hinweis: Werden in der Spalte Datenbankfeld nur Zahlen angezeigt so muss das Mapping neu aufgebaut werden. Für einen Neuaufbau muss das Mapping im Konfigurationsfenster gelöscht ([Löschen]) werden.

Codes

Es können 9 verschiedene Codes-Comboboxen im Infoniqa ONE 200 Admin (DATENBANK – Stammdaten - Codes) definiert werden für die Datenarchivierung:

Die Codes wurden mit DW-Auswahlliste 1 – 9 benannt. Bei der Konfiguration kann eine DW-Auswahlliste einem DocuWare-Feld zugeordnet werden und die erfassten Werte stehen beim Erfassen eines Beleges zur Auswahl:

Infoniqa ONE 200 Admin Konfiguration pro Benutzer

MANDANT – Berechtigung - Zugriffsberechtigung

Feld	Inhalt
Docware-Einstellungen
Aktiv	DocuWare-Archivierung für den selektierten Benutzer aktivieren
Archivname	Archivbezeichnung, keine Bedeutung für die Archivierung
Archiv	Selektion des Archives aus DocuWare
Briefkorb	Selektion des Dokumenten-Briefkorbs
Hauptbuchungen	Beim Buchen im Hauptbuch wird archiviert
Kreditoren	Beim Erfassen eines Kreditorenbeleges wird archiviert
Dokument im Archiv löschen	Beim Löschen einer Buchung/Beleg wird das Dokument im Archiv auch gelöscht
Benutzer	Benutzername aus dem Login-Fenster vom Webclient
Passwort	Passwort aus dem Login-Fenster vom Webclient
Vorschlag
Vorschlag	Vorerfasste Daten

Individuelle Erweiterungen

Es können individuelle Felder aus der Infoniqa ONE 200 Datenbank hinzugefügt werden.

Hinweis: Wird die Prozedur kundenspezifisch angepasst so muss bei jedem Servicepack oder Update die Prozedur wieder überprüft werden. Wurde die Prozedur von Infoniqa erweitert, so müssen die kundenspezifischen Anpassungen erneut vorgenommen werden. Erweiterungen können sich auf die Performance auswirken.

Die Prozedure tp_getdwfibudata liefert die Werte für das Hauptbuch und tp_getdwkredidata die Werte für die Kreditorenbelege.

Bis zur Version 2015 können maximal 29 Felder belegt werden, ab Version 2018 können maximal 39 Felder belegt werden.

Konfiguration Internetbrowser

Die Dokumente werden im Internet-Browser angezeigt. Es wird für jedes Dokument ein neues Register erstellt. Dieses Standardverhalten kann im Browser eingestellte werden.

Beispiel vom Microsoft Internet Explorer 11.0:

Aufruf

Der Viewer kann aus dem Hauptbuchjournal oder dem Kreditorenbelege erfassen gestartet werden. Dieser kann jedoch auch im Register Dienste gestartet werden.

Der Viewer kann auch direkt aus dem Kreditorenbelegerfassen aufgerufen werden.

Dokumentanzeige

Die Dokumente werden aufgelistet mit Thumbnails (optional), ESR (optional), Datum und Dokumentname. Mittels eines Schiebers kann die Grösse der Thumbnails verändert werden. Das Fenster kann am Fensterrand angedockt oder auf einen zweiten Bildschirm gezogen werden.
Es gibt ein Suchfeld um einen Ausdruck im Dokument zu suchen. Es kann ein Wort, ein Satz oder auch nur ein Teilwort gesucht werden.
Es wird die Bezeichnung des Briefkorbes angezeigt sowie die Anzahl Dokumente.

ESR

Im Dokument wird die ESR-Referenznummer gesucht. Wird mit der Maus auf das Dokument gefahren, so wird ein Tooltipp mit der ESR-Nummer angezeigt. Zusätzlich wird ESR angezeigt.

ESR grün = Es wurde eine gültige ESR-Referenznummer gefunden
ESR gelb = Es wurde eine ESR-Referenznummer gefunden, die Nummer ist aber fehlerhaft
ESR rot = Es wurde keine ESR-Referenznummer gefunden

Feld	Inhalt
Dokument
Belegdatum	Vorgeschlagenes Belegdatum aus dem Dokument
[ESR]	ESR-Referenznummer anzeigen
[Anzeigen]	Das Originaldokument aus dem DocuWare-Archiv wird im Browser angezeigt
[Text]	Der Text aus dem Originalbeleg wird angezeigt und kann mittels Copy / Paste kopiert werden. Ein Ausdruck im Suchfeld wird übernommen und im Textfenster gelb markiert.
	Fenster mit Einstellungen anzeigen
[DocuWare]	Der DocuWare-Client wird im Browser angezeigt
[Laden]	Die Dokumente werden aus dem DocuWare neu geladen
[Schliessen]	Fenster schliessen

Einstellungen

Feld	Inhalt
Einstellungen
Thumbnail anzeigen	Die Dokumente werden mit den Thumbnails (Dokumentenvorschau) angezeigt
ESR anzeigen	Die ESR-Informationen werden angezeigt (Referenznummer, ESR-Text und Knopf ESR)
Texterkennung	Das Dokument wird durchsucht und falls möglich, in Text umgewandelt. Die Suche ist nur möglich, wenn diese Option eingeschaltet ist. Das Laden der Dokumente dauert bei eingeschalteter Option länger.
Beleg automatisch selektieren	Nachdem Speichern eines Kreditorenbeleges wird direkt der nächste Beleg im Briefkorb ausgewählt
Dokumente automatisch anzeigen	Das selektierte Dokument wird direkt aus dem DocuWare-Archiv geholt und im Browser angezeigt. Ist diese Option ausgeschaltet, so kann mittels Maus-Doppelklick das Dokument im Browser angezeigt werden. Nie Keine Anzeige Vor Speichern Anzeige vor dem Speichern Nach Speichern Anzeige nach dem Speichern
Sortierung	Keine Keine Sortierung Datum Sortierung nach Datum Datei Sortierung nach Dateiname ESR Sortierung nach ESR-Status
Kreditoren
Belegdatum	Kein Kein Datum übernehmen Datum1 Das 1. Datum übernehmen Datum2 Das 2. Datum übernehmen Datum3 Das 3. Datum übernehmen
[Speichern]	Einstellungen speichern und Fenster schliessen. Der Briefkorb wird neu geladen.
[Schliessen]	Ohne Speichern Fenster schliessen, die Aenderungen gehen verloren

Synchronisation zwischen Kreditorenbelege erfassen und dem DocuWare-Viewer

Aufruf Viewer

Ab Infoniqa ONE 200 Version 2018 kann optional der Briefkorb direkt beim Starten der Funktion Kreditoren Belege erfassen angezeigt werden:

Erfassen von Kreditorenbelegen mit Archivierung

Folgendes Vorgehen wird empfohlen:

Start der Funktion Kreditoren-Belege erfassen
DocuWare Briefkorb starten
Dokument im Briefkorb selektieren und mit der Maus in das Fenster Kreditoren-Belege ziehen (Drag & Drop)
Die ESR-Nummer im Dokument wird gesucht und es wird direkt der Kreditor vorgeschlagen (falls vorhanden) sowie der Betrag und die ESR-Referenznummer vorgeschlagen.
Wenn in den Einstellungen Beleg automatisch selektieren aktiviert wurde, so wird nachdem Speichern direkt das nächste Dokument im Briefkorb selektiert.

Kreditoren

Funktionen mit DocuWare-Unterstützung

Allgemein

In allen Funktionen mit DocuWare-Unterstützung kann mittels der Tastenkombination Ctrl+Shift+D das selektiert Dokument im Datenbrowser direkt angezeigt werden.

Kreditoren-Belege erfassen

In der Funktion Kreditoren-Belege erfassen kann mittels Kontextmenu ein Dokument angezeigt, gelöscht (zurückstellen in den Briefkorb) oder ein neues Dokument hinzugefügt werden.

KIS

Im KIS wird bei archivierten Belegen in der Spalte Docuware angezeigt ob ein Dokument archiviert ist oder nicht. Darüber hinaus kann mittels Kontextmenü oder Button [Archiv] in der Seitenleiste am rechten Rand ein Dokument angezeigt, gelöscht oder ein neues hinzugefügt werden.

Ab Version 2016 kann ein zusätzliches Dokument an ein bestehendes Archiv hinten angehängt werden. Dazu steht die Funktion Weitere Dokument hinzufügen zur Verfügung. Das Dokument wird aus dem Briefkorb entfernt und archiviert.

Massenkontieren

In der Funktion Massenkontieren werden alle vorerfassen Belege vorgeschlagen. In der Spalte Archiv Status wird der Dokumentestatus aus dem Archiv angezeigt.

Kreditoren-Zahlungen und Zahlungen ausbuchen

Mittels Kontextmenu kann das Dokument aus dem Archiv angezeigt werden.

Auswertungen

In folgenden Auswertungen kann das archivierte Kreditoren-Dokument direkt angezeigt werden:

Offene Posten (hoch/quer)
Kontoauszug
Bewegungsliste (hoch/quer)
Umsatzliste
Belegjournal
Verfallliste

Hauptbuch

Funktionen mit DocuWare-Unterstützung

Allgemein

In allen Funktionen mit DocuWare-Unterstützung kann mittels der Tastenkombination Ctrl+Shift+D das selektiert Dokument im Datenbrowser direkt angezeigt werden.

Hauptbuch

Sammelbuchungen

Es kann für jede Sammelbuchung ein Dokument zugewiesen werden. Die einzelnen Positionen zeigen alle auf dasselbe Dokument.

Beim Löschen der letzten Position wird das Dokument aus DocuWare gelöscht und in den Briefkorb zurückgestellt.

HIS

DocuWare-Dokumenten können im HIS mutiert werden.

Im HIS wird bei archivierten Belegen in der Spalte DocuWare angezeigt ob ein Dokument archiviert ist oder nicht. Darüber hinaus kann mittels Kontextmenü oder Button [Archiv] in der Seitenleiste am rechten Rand ein Dokument angezeigt, gelöscht oder ein neues Dokument hinzugefügt werden.

Auswertungen

Auf den Auswertungen kann das DocuWare-Dokument direkt aus dem Report angezeigt werden.

In folgenden Auswertungen kann das archivierte Hauptbuch-Dokument direkt angezeigt werden:

Erweiterter Kontoauszug (hoch/quer)
Kontoauszug
Buchungsjournal
Buchungsprotokoll
Kostenartenauszug
Kostenartenübersicht
Kostenstellen/ -träger Übersicht
Kostenstellen/ -träger Auszug

Unterstützte Feldtypen im DocuWare

Folgende DocuWare-Datenbanktypen werden unterstützt:

Bemerkung (Memo)
Datum (Date)
DatumZeit (DateTime)
Dezimalzahl (Decimal) (Gleitzahl mit fixer Anzahl Nachkommastellen)
Numerisch (Numeric) (Ganzzahl)
Text (Text)

Folgende Typen werden nicht unterstützt:

Stichwort (Keyword)

Hinweis: Ein Datum (01.03.2016) muss zwingend einem Feld vom Typ Datum zugewiesen werden.

Fragen

Frage

Ein Dokument wird vom Archiv zurück in den Briefkorb verschoben (Beleg wird gelöscht). Kann auf den Dateinamen Einfluss genommen werden?

Antwort

Wenn ein Feld in DocuWare als Dokumentname gesetzt ist, wird immer der Eintrag dieses Feldes als Dateiname genommen.

Daher könnten Sie schon beeinflussen, wie die Datei letztendlich heißt, in dem Sie ein Feld als Dokumentname nehme, wo Sie einfach den gewünschten Dateinamen eintragen.

Frage

Ein Index kann ja im Briefkorb bereits gesetzt werden. Wird dieser ins Archiv übernommen?

Antwort

Ab Version 2015.5 HF4 wird dieser Index ins Archiv übernommen. Jedoch nur, wenn der Index in der Konfiguration im Admin nicht einem Feld zugewiesen wurde. Der zugewiesene Index hat immer höhere Priorität.