Informationen zu Personalinformationssystem PIS – Infoniqua Demo

Das Infoniqa ONE 200 Personal Personalinformationssystem (PIS) wurde so konzipiert, dass mit einer möglichst geringen Datenmenge eine möglichst optimale Aussagekraft der Daten erzielt wird. Das Personalinformationssystem ist in die Teilbereiche Stellenverwaltung, Bewerbung, Entwicklung und Qualifikation unterteilt. Die einzelnen Teilbereiche wurden nach den Grundsätzen Übersichtlichkeit, Integrität, Konzentration und Historisierung implementiert.

Es wurde darauf geachtet, dass firmenspezifische Abläufe und Lösungen durch direkte Einbindung von Drittprodukten (z.B. Word, Excel) unterstützt werden. Mehrjährige vergleichende und grafische Auswertungen auf Stufe Person und Organisation sind möglich. Dieses Produkt soll sowohl für „Personalprofis“ wie auch für Linienverantwortliche effizient, einfach und sicher Einsetzbar sein.

Überlegungen vor den ersten Schritten

Bevor Sie an das Einrichten des Personalinformationssystems gehen, sind folgende grundlegende Überlegungen von Vorteil:

Personalinformationssystem allgemein

Ein Personalinformationssystem ist ein Tool, das den Personalverantwortlichen bei der Führung seiner Mitarbeiter Unterstützung bietet. Es beinhaltet übersichtliche, konzentrierte, integrierte und historisierte Datenerfassung und -verwaltung.

Folgende Fragen sollten im Voraus gestellt werden:

Welches Ziel will man mit dem Personalinformationssystem erreichen?
Was wurde bis anhin gemacht?
Wie können die beteiligten Personen geschult und auf ihre Aufgabe sensibilisiert werden?

Firmenorganisation

Es besteht die Möglichkeit, in Infoniqa ONE 200 Personal die Firmenorganisation zu hinterlegen. Diese dient in zweierlei Hinsicht.

Es können viele Auswertungen sortiert und gruppiert nach Firmenorganisation ausgegeben werden.
Auf der Firmenorganisation ist der Stellenstamm aufgebaut. Weitere Informationen dazu siehe Kapitel Stammdaten (Stellenstamm)

Die Personen werden im Personalstamm den Organisationseinheiten zugeteilt.
Die Firmenorganisation kann, muss aber nicht, dem Organigramm des Unternehmens entsprechen.

Hinweis: Für den Aufbau der Firmenorganisation ist es sehr empfehlenswert, mit Ihrem Projektleiter Infoniqa ONE 200 Personal zuvor ein Konzept auszuarbeiten. Dies ermöglicht Ihnen ein optimales Arbeiten mit diesem Instrument.

Stellenstamm

Der Stellenstamm wird auf der Grundlage der Firmenorganisation aufgebaut. Die Stelle ist die unterste Stufe der Organisationseinheit. Den Stellen werden später die Personen zugeteilt.

Folgende Fragen sollten im Voraus gestellt werden:

Welche Stellen gibt es pro Organisationseinheit?
Welche Dokumente sind für eine Stelle jetzt bereits vorhanden?
Welche Dokumente sollen für eine Stelle in Zukunft unterstützt werden und aus welchen Gründen?
Ä Stellenbeschreibungen
Ä Anforderungsprofile

Hinweis: Für den Aufbau des Stellenstammes ist es sehr empfehlenswert, mit Ihrem Projektleiter Infoniqa ONE 200 Personal zuvor ein Konzept auszuarbeiten. Dies ermöglicht Ihnen ein optimales Arbeiten mit diesem Instrument.

Freie Stellen

Eine aktive freie Stelle bedeutet, dass eine oder mehrere Personen für diese Stelle gesucht wird/werden. Dies kann sowohl intern als auch extern sein. Pro Stelle können auch mehrere freie Stellen vorhanden sein (Eine Stelle entspricht nicht immer einem Arbeitsplatz).

Folgende Fragen sollten im Voraus gestellt werden:

Welche Dokumente sind für eine freie Stelle bereits vorhanden?
Welche Dokumente sollen für eine freie Stelle in Zukunft unterstützt werden und aus welchen Gründen?
Ä Personalbedarfsmeldung
Ä Ausschreibungstext

Bewerbung

Die Bewerbung setzt sich aus den zwei Teilen Bewerber und Bewerbung zusammen. Über den Bewerber werden die Personalien und dessen Werdegang erfasst. Bei der Bewerbung wird der Bewerber einer freien Stelle zugewiesen. Der Bewerber durchläuft dann die einzelnen Phasen einer Bewerbung.

Folgende Fragen sollten im Voraus gestellt werden:

Welche Dokumente werden für einen Bewerber verwaltet?
Welche Phasen werden bei einer Bewerbung durchlaufen?
Ä 1. Beispiel: Dossier, Interview, Referenzen, Tests, Anstellung
Ä 2. Beispiel: Bewerber erfasst, nach Bewerbungseingang an Bewerber schreiben, Bewerbung an Verantwortlichen weitergeleitet, Absagebrief durch erste Beurteilung, etc.
Welche Dokumente sollen für eine Bewerbung in Zukunft unterstützt werden und aus welchen Gründen?
Ä Phasenprotokolle (welche Phasen, benötigen welche Protokolle)
Werden Bewerber nach einer Bewerbung generell wieder gelöscht oder sollen sie im System enthalten bleiben? Oder ist dies pro Bewerber unterschiedlich?

Entwicklung

Der Werdegang und die Kursplanung werden in einem gemeinsamen Dialog erfasst, ein geplanter Kurs wird von einem späteren Zeitpunkt ausgesehen zu einem Werdegang.

Beispiel:

Aus der Ansicht 1 ist der Kurs geplant, aus der Ansicht 2 ist der Kurs laufend und aus der Ansicht 3 ein Werdegang. Das Einzige, das sich verändert, ist der Status, nicht aber die Information über den Kurs wie z. B. der Name, die Dauer, der Abschluss.

Folgende Fragen sollten im Voraus gestellt werden:

Soll für die MitarbeiterInnen der bereits bestehende Werdegang nacherfasst werden?
Welche Art von Kursplanung ist bereits vorhanden?
Wie soll die Mitarbeiterschulung in Zukunft aussehen?
Soll ein Kostenmanagement für die Mitarbeiterkurse geführt werden?
Gibt es Vereinbarungen mit MitarbeiterInnen die sich für eine gewisse Zeit verpflichtet haben?
Ä Verpflichtungen

Qualifikation

Folgende Fragen sollten im Voraus gestellt werden:

Welches Ziel will man mit der Qualifikation erreichen?
Anhand welcher Kriterien werden die MitarbeiterInnen beurteilt?
Wie oft werden Qualifikationsgespräche durchgeführt?
Welche Bewertungsstufen sind für die Beurteilungskriterien vorgesehen?
Wie setzt man Zielsetzungen für die Mitarbeiter fest?
Wer ist zuständig für die Qualifikationsgespräche und wie werden die Verantwortlichen in den Prozess involviert?
Wie wurden bisher die Massnahmen eines Qualifikationsgesprächs festgehalten?

Ablaufbeschrieb PIS