Index ausserhalb des Arraybereichs

Beim Ausführen eines Kreditorenzahllaufes im Format pain.001 kann es bei bestimmten Konstellationen oder Unvollständigkeiten von Zahlungsbelegen zu folgender Meldung kommen:

Das XML-Zahlungsfile wird zwar erstellt, enthält jedoch Fehler und kann bei Übermittlung an ein Zahlungsinstitut von diesem nicht verarbeitet werden - es wird zurückgewiesen. Deshalb empfehlen wir vorab die Positionen, welche diese Meldung verursachen, im Zahllauf ausfindig zu machen und zu korrigieren, bevor das File übermittelt wird.

Einzelne Positionen im Zahllauf können einen Konflikt aufgrund unvollständiger Beleginformationen und der hinterlegten Zahlungsverbindung hervorrufen und zur Meldung „Der Index war ausserhalb des Arraybereichs“ führen. Dies kann bei folgenden Situationen der Fall sein:

• Eine Kreditorenrechnung ist vollständig und korrekt mit Referenznummer erfasst und eine QR-Zahlungsverbindung ist hinterlegt. Zum selben Kreditor befindet sich im Zahllauf eine Gutschrift, welche keine Referenznummer (STP-Referenz) besitzt.

• Eine Kreditorenrechnung hat als Empfängerkonto eine QR-Zahlungsverbindung hinterlegt, jedoch fehlt im Beleg die Referenznummer.

Analysieren der fehlerhaften Position

Nachdem die Meldung mit OK bestätigt wurde erscheint ein weiteres Fenster mit dem Fehlerprotokoll.

Als nächstes muss das gespeicherte XML-File mit dem Programm oder geöffnet werden. Der zuvor definierte Pfad, indem das File abgelegt wurde, ist ebenfalls im Protokoll in der Zeile „ISO-File“ aufgeführt. Sollte E-Service im Einsatz sein, besteht die Möglichkeit das File im E-Service unter E-Banking verwalten zu exportieren und abzuspeichern.

Im XML-File muss man nun ans Ende scrollen, da der Kreditor mit den fehlerhaften Daten am Ende des Files steht. Bei grösseren Zahlläufen mit vielen Begünstigten vereinfacht dieses Vorgehen das Ausfindigmachen des Kreditors, der korrigiert werden muss. Im Beispiel ist Kreditor „Camenzind AG“ am Schluss des XML-Files ersichtlich:

Im Zahllauf befinden sich zu diesem Kreditor eine Rechnung und eine Gutschrift. Beide haben dieselbe Zahlungsverbindung, ein QR-Empfängerkonto hinterlegt. Nur bei der Rechnung ist eine Referenznummer vorhanden. In dieser Konstellation kann die Gutschrift nicht vom Rechnungsbetrag in Abzug gebracht werden, da die Gutschrift keine Zuordnung zu dieser Rechnung hat.

Um die Gutschrift der Rechnung zuzuordnen müssen die beiden Belege wie folgt „verdichtet“ werden:

Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem auf der linken Seite die Rechnung und auf der rechten Seite die Gutschrift ersichtlich ist. Mit anklicken der blauen Pfeilsymbole werden die bei-den Belege stufenweise heruntergenommen und zusammen verdichtet.

Die Verdichtung der beiden Belege speichern:

In der Ansicht werden die Belegpositionen nun als „Verdichtet“ angezeigt, die Gutschrift ist der Rechnung mit den gleichen Zahlungsinformationen zugeordnet. Der Zahllauf kann somit fehlerfrei ausgeführt werden, die Meldung bezüglich des Index ausserhalb des Arraybereichs erscheint nicht mehr.

Vorgehen bei fehlender Referenznummer

Die Meldung „Der Index war ausserhalb des Arraybereichs“ erscheint in diesem Beispiel, weil dem Rechnungsbeleg die Referenznummer fehlt. Das Empfängerkonto der Rechnung ist aber eine QR-Zahlungsverbindung.

Dem Kreditorenbeleg muss entweder die Referenznummer hinterlegt oder im Kreditorenstamm zusätzlich zum ESR-Teilnehmer die IBAN als Zahlungsverbindung hinterlegt werden.

Um den Beleg korrigieren zu können wird zuerst der ganze Zahllauf über „Bearbeiten“ aufgerufen, selektiert und mit der Schaltfläche „Alle löschen“ gelöscht.

Damit der Zahllauf nicht vollständig gelöscht wird und anschliessend über die Schaltfläche „Laden“ erneut ausgewählt werden kann, wird empfohlen diese Frage mit „Ja“ zu bestätigen.

Klick auf „Laden“ und Auswahl des zuvor gelöschten Zahllaufs:

Für die Belegbearbeitung muss im Grid die Rechnung mit einem Rechtsklick angewählt werden. Danach „Beleg bearbeiten“ auswählen.

In der Belegbearbeitung erkennt man ein QR Empfängerkonto und eine Fehlende Referenznummer (STP-Referenz).

Damit die Rechnung bezahlt werden kann muss die Referenznummer ergänzt werden. Die Referenznummer kann aus dem QR-Einzahlungsschein des Rechnungsstellers entnommen werden.

Sollte kein Einzahlungsschein mit diesen Informationen vorliegen, so besteht die Möglichkeit als Empfänger Konto beispielsweise eine IBAN zu hinterlegen. Dazu muss jedoch zuvor in den Kreditorenstammdaten eine weitere Zahlungsverbindung mit IBAN erfasst werden, sofern bis anhin keine zweite Zahlungsverbindung vorhanden war.

Im Zahllauf ist nun zu diesem Beleg die Referenznummer hinterlegt. Somit sind alle notwendigen Daten zur Ausführung einer Zahlung komplett und der Zahllauf kann wie gewohnt durchgeführt werden.